ВОЗНЕСЕНСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
МИКОЛАЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВОЗНЕСЕНСЬКА РАЙОННА ВІЙСЬКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від 26.01.2026                                     Вознесенськ                                          №11-р

Про внесення змін до Інструкції 
 з діловодства у Вознесенській
 районній державній (військовій)
 адміністрації, затвердженої 
 розпорядженням голови 
 райдержадміністрації 
 від 18 червня 2018 року №170-р
 «Про затвердження Інструкції з 
 діловодства у  Вознесенській
 районній державній адміністрації»                      

Відповідно до пункту 1 статті 2, статті 25 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», статей 4,15 Закону України «Про правовий режим воєнного стану», Указу Президента України від 24 лютого 2022 року №68/2022 «Про утворення військових адміністрацій», Указу Президента України від 20 жовтня 2025 № 793/2025 «Про продовження строку дії воєнного стану в Україні», затвердженого Законом України «Про затвердження Указу Президента України «Про продовження строку дії воєнного стану в Україні» від 21 жовтня 2025 № 4643-ІХ, постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року №55 «Деякі питання документування управлінської інформації» (зі змінами), розпорядження начальника Миколаївської обласної військової адміністрації від 26 грудня 2025 року №606-р «Про внесення змін до Інструкції з діловодства у Миколаївській обласній державній (військовій) адміністрації, затвердженої розпорядженням голови облдержадміністрації від 31 травня 2018 року №215», з метою якісного забезпечення опрацювання та/або створення Вознесенською районною державною (військовою) адміністрацією документів у паперовій формі:
1.	Внести зміни до Інструкції з діловодства у Вознесенській районній державній (військовій) адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Вознесенської районної державної адміністрації від 18 червня 2018 року  №170-р «Про затвердження Інструкції з діловодства у Вознесенській районній державній адміністрації» (далі – Інструкція), що додаються.
2.	Доручити керівникам структурних підрозділів районної державної (військової) адміністрації та її апарату забезпечити неухильне додержання вимог Інструкції.
3. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керівника апарату районної військової адміністрації Максютенко О.М.
Начальник районної
військової адміністрації                                            Олександр КУКУРУЗА

                                                                                                                              ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження начальника 
                                                                                                                  районної військової 
                                                                                                                  адміністрації
                                                                                                                  від  26.01.2026 № 11-р

ЗМІНИ,
що вносяться до Інструкції з діловодства у Вознесенській районній
державній (військовій) адміністрації

1.	У пункті 16:
1)	слово «уніфікованими» замінити словом «уніфіковані», а слово «(типових)» виключити;

2)	доповнити абзацом такого змісту:
«Примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час   діяльності установи, затверджується Міністерством юстиції України».

2.	В абзаці тринадцятому пункту 36 слово «адреса» в усіх відмінках замінити словами “поштова адреса” у відповідному відмінку.

3.	У другому реченні пункту 80 слова «адміністративно-господарських або кадрових питань» замінити словами «з кадрових питань (особового складу) або адміністративно-господарських питань».

4.	 У другому реченні пункту 97 слово «(співробітника)» виключити.

5.	Друге речення абзацу першого пункту 100 після слова «ім’я» доповнити словами «, по батькові (за наявності)».

6.	У пункті 108 слова «з поздовжнім розташуванням реквізитів» виключити.

7.	У пункті 114:

1) абзац перший викласти в такій редакції:
«114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, присутніх, а також запрошених осіб (із зазначенням посади та найменування установи).»;
3)	у першому реченні абзацу другого слова «у разі потреби» виключити.

8. Пункт 118 викласти в такій редакції:
«118. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням прізвища та власного імені промовця у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
Рішення колегіального органу приймаються з кожного питання окремо. Після ухвалення рішення зазначають результати голосування: «за», «проти», «утримався.».
9. У пункті 205:
1) в абзаці двадцять третьому слова «за переліком документів із строками зберігання» замінити словами «згідно з типовими та галузевими переліками видів документів з нормативно встановленими строками їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства»;
2) абзац двадцять четвертий після слова «продовження» доповнити словами і цифрою «, про обчислення строку зберігання, зазначеного у графі 4, що коментують і уточнюють строки зберігання документів,».
10. Пункт 232 після слів «знищення документів» доповнити словами “, не внесених до Національного архівного фонду,».
11. У пункті 233:
1) друге речення виключити;
2) доповнити пункт абзацом такого змісту:
«Після схвалення/погодження експертно-перевірною комісією державного архіву описів справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу), акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, та затвердження його керівником установи установа має право знищити визначені таким актом документи.».
12. Додатки 9-12 до Інструкції викласти в такій редакції:

Додаток 9
до Інструкції з діловодства  у
Вознесенській районній державній 
(військовій) адміністрації(пункт 202)
ПРИМІРНА ФОРМА
номенклатури справ структурного підрозділу у паперовій формі
Вознесенська районна державна (військова) адміністрація
Відділ діловодства та контролю
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________ № ____________
на __________ рік
Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка	
1	2	3	4	5	
________________________________________________________________ 
(назва розділу)

Начальник відділу діловодства
та контролю	
______________
(підпис)	
_________________________
(Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
___ ____________ 20___ р.			

Провідний  документознавець-
відповідальний за ведення архіву        _____________       ________________________
                                                                        (підпис)            (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)
___ ____________ 20___ р.	
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі:
За строками зберігання	Разом	У тому числі	
		таких, що переходять	з відміткою “ЕПК”	
Постійного				
Тривалого (понад 10 років)				
Тимчасового (до 10 років включно)				
Усього				

Посада особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі	
_________
(підпис)	
_________________________
(Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
___ _____________ 20___ р. 			
Підсумкові відомості передано до служби діловодства.
Посада особи, відповідальної
за передачу відомостей 	
_________
(підпис)	
_________________________
(Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
___ ____________ 20___ р. 			

Додаток 10
                             до Інструкції з діловодства  у
                                      Вознесенській районній державній 
                                        (військовій) адміністрації(пункт 202)
ПРИМІРНА ФОРМА
зведеної номенклатури справ установи у паперовій формі
Вознесенська районна державна  (військова) адміністрація
                                                                                                           		               ЗАТВЕРДЖУЮ 
Керівник апарату Вознессенської
              районної державної (військової)                                                адміністрації	                             	
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ			
__________ № ___________		_________   ______________________
   (підпис)    (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
на __________ рік		___ ____________ 20___ р.	
		МП	

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка	
1	2	3	4	5	
________________________________________________________________
(назва розділу*)

Начальник відділу 
діловодства та контролю	__________
(підпис)	______________________
(Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
___ ____________ 20___ р.			

Головний спеціаліст відділу 
діловодства та контролю
_________            _________________________
    (підпис)                                  (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)		

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК 
апарату Вознесенської
районної державної (військової)
адміністрації
_______ № ________
	
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
ЕПК державного архіву
Миколаївської області
________ № ________	

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі:
За строками зберігання	Разом	У тому числі	
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»	
Постійного				
Тривалого (понад 10 років)				
Тимчасового (до 10 років включно)				
Усього				

ПОГОДЖЕНО:			
Начальник відділу 
діловодства та контролю	
__________
(підпис)	
_____________________________
(Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
___ ____________ 20___ р.		
Підсумкові відомості передано в державний архів Миколаївської області.

Головний спеціаліст відділу діловодства та контролю	

__________
(підпис)	

____________________________
(Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
___ ____________ 20___ р.		

Додаток 11
                            до Інструкції з діловодства  у
                                     Вознесенській районній державній 
                                       (військовій) адміністрації(пункт 232)

Вознесенська районна
державна (військова)
адміністрація	ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату Вознесенської
районної державної (військової) 
адміністрації
_______ 	______________________
   (підпис)	   (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)
_____ ____________ 20___ р.
МП	

АКТ
про вилучення для знищення документів,
не внесених до Національного архівного фонду
_______________ № _____________
______________________________
(місце складення)
На підставі __________________________________________________
                                 (назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх
________________________________________________________________
зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)
вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ____________________________
        (назва фонду)
Поряд-ковий номер	Заголовок справи або груповий заголовок справ 	Дата справи або крайні дати справ	Номери описів (номенклатур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) 
за номен-клатурою або номер справи за описом	Кіль-кість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітки	
1	2	3	4	5	6	7	8	

Разом __________________________________ справ за ___________ роки.
(цифрами і словами)
Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів	
____________
(підпис)	
___________________________
(Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
____ __________ 20 ____ р.

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК апарату Вознесенської
районної державної
(військової) адміністрації
____________ № _____

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
Миколаївської області

___________ № _____	
Описи справ постійного зберігання за _________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК ________________
________________________________________________________________
(найменування державної архівної установи)
(протокол  __________ № __________).
Документи в кількості _______________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою _________ кг здано в _______________________________________
                                (найменування установи)
_________________________________________________ на переробку за приймально-здавальною накладною від _______________ № __________ або знищено шляхом спалення*.

Головний спеціаліст відділу діловодства та контролю **	
_________
(підпис)	
___________________________
(Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
____ __________ 20____ року

_____________
* Необов’язкове поле, застосовується у разі передачі іншій установі для знищення.
** Особа, яка провела знищення.

Додаток 12
                            до Інструкції з діловодства  у
                                     Вознесенській районній державній 
                                       (військовій) адміністрації(пункт 237)
ПРИМІРНА ФОРМА
опису справ структурного підрозділу у паперовій формі
Вознесенська районна державна
(військова) адміністрація
Структурний підрозділ	ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату Вознесенської 
районної державної (військової) адміністрації
__________      _____________________
       (підпис)        (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)
____________ 20__ р.	

ОПИС
_______________ № _________

Поряд-ковий номер	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати документів справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком*	Примітки	
1	2	3	4	5	6	7	
___________________________________________________________________________
(назва розділу**)
До опису внесено __________________________________________________ справ 
(цифрами і словами)
з № ______________ по № __________, у тому числі:
літерні номери ___________________, пропущені номери _______________
Посада укладача опису	____________
(підпис)	________________________
(Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
____ ___________ 20___ р.	 	 	

Начальник структурного підрозділу
апарату Вознесенської районної
державної (військової) адміністрації	 	 	
___________
(підпис)	  _________________________
   (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	 	 	
____ ___________ 20___ р.	 	 	
____________
* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.
** Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

Передав ___________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та __________________ реєстраційно-контрольних карток до документів*.
            (цифрами і словами)

Посада працівника структурного підрозділу	____________
(підпис)	________________________
(Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
____ ___________ 20___ р.	 	 	

Прийняв ___________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та _______________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.
               (цифрами і словами)

Головний спеціаліст відділу діловодства та контролю
	
____________
(підпис)	
______________________
(Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)	
____ _________ 20___ р.».	 	 	

Заступник керівника апарату, 
начальник відділу 
управління персоналом апарату
райвіськадміністрації                                                                    Людмила БОРТНІК

СХВАЛЕНО                                                                                ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК                                                              Протокол засідання ЕПК
апарату Вознесенської районної                                               Державного архіву Миколаївської
військової адміністрації                                                             області
11.01.2026   №3/25-Пр	19.01.2026   №12